In mijn vorige Blog omschreef ik een voorbeeld waarbij de organisatie werkt met decentrale roosteraars. In deze Blog maakt het niet zoveel uit voor welke vorm is gekozen, het draait specifiek om de Planner/Roosteraar.

Of de planning Centraal, Decentraal of Hybride is geregeld is nu even niet zo van belang.

Om te beginnen gaan we kijken naar wat de verwachtingen zijn van de planner/roosteraar. Want uiteindelijk is het doel dat er op tijd en het liefst voor langere tijd een rooster op dag niveau uitkomt waarin de namen van de medewerkers staan gekoppeld aan de diensten. Voor het zover is, zijn er een aantal onderdelen in het proces die doorlopen zouden moeten worden voor een logisch en goed resultaat:

  1. wat zijn de financiële kaders?
  2. wat zijn de mutaties die vooraf doorgegeven moeten zijn? in dienst, uit dienst, langdurige ziekte, leerlingen
  3. wat zijn de bezettingseisen? Dus hoeveel mensen van welk niveau zijn er nodig op welke tijd?
  4. vertaling van bezettingseisen naar namen en diensten: het rooster!
  5. verwerking van de realisatie aan het einde van de maand. Wat wordt er uitbetaald, en is dit gelijk aan het initiële rooster? Zo niet, zegt dit wat over de kwaliteit van het rooster of de dynamiek in het team.

Wat je vaak ziet is dat de planner of roosteraar onvoldoende kennis, informatie en/of vaardigheden heeft kunnen verwerven om dit proces goed te kunnen doorlopen. Dan wordt hij of zij dus onvoldoende gefaciliteerd om deze belangrijke klus te kunnen klaren. En hoe zit het eigenlijk met het Dienst Rooster Pakket? Wordt het proces hiermee ondersteund of is het veel gezoek en geklik en maar hopen dat het allemaal goed komt? Dit bij elkaar maakt dus dat het vaak mank gaat. Plannen is een vak en een rol, dus niet iets wat je er zomaar ff bij doet. Daarnaast is een goed Plan systeem dus onontbeerlijk!

Dan nu even terug naar die verwachtingen: de planner moet kunnen omgaan met tegenstrijdige belangen, overstijgend kunnen denken, goed kunnen samenwerken met de leidinggevenden en de medewerkers, duidelijk zijn in zijn of haar communicatie, kennis hebben van wet- en regelgeving, communicatief een kei zijn om in verbinding uit te kunnen leggen waarom iets is zoals het is, verbinding kunnen maken met P&C en HRM en de SA waarbij de planner het liefst ook moet kunnen adviseren, signaleren en vooruit kijken. Dat is nogal wat!

Om ervoor te zorgen dat de planners WEL goed in het zadel komen te zitten is het van belang om ten eerste te erkennen hoe omvangrijk en belangrijk hun werk is. Waarbij soms ook eerlijk de conclusie moet worden getrokken dat iemand het gewoon niet in de vingers heeft. Ten tweede is er input nodig van alle stakeholders, dus bijvoorbeeld de managers of teamleiders voor de mutaties en het volgen van de spelregels, P&C voor de financiële kaders en stuurinformatie, HRM voor in/uit dienst, doorstroom leerlingen etc. En de flexpool voor de beschikbaarheid van flexkrachten voor de planbare en niet planbare verstoringen op korte en middellang termijn. En natuurlijk ook de planningsmethodiek en de techniek erachter niet te vergeten! Dit zijn alleen nog maar een aantal van de ”harde” randvoorwaarden. Maar hoe fijn en zinvol is het wanneer ze ook geholpen, getraind en gesteund worden op de ”zachte” skills? Dus aandacht voor gesprekstechnieken, overstijgend denken, herkennen en vergroten van hun cirkel van invloed, feedback geven en krijgen, omgaan met weerstand etc.

Nu ben ik benieuwd hoe het binnen jouw organisatie is geregeld en of het reëel is wat er nu van de huidige planners of roosteraars wordt verwacht? Of wordt het misschien tijd hier over na te denken en het anders te gaan organiseren? Wil je hier eens over sparren? Ik help je graag!