Terugkijkend op de afgelopen 14 jaar als Interim Manager Planning en Flex binnen de Zorg kan ik een aantal belangrijke actuele issues duiden:

  1. Het flexbureau is vaak nog een losse entiteit binnen de zorginstelling, of bestaat (nog) niet
  2. De processen rondom personele inzetbaarheid zijn onduidelijk of worden niet gevolgd
  3. De spelregels en kaders hieromtrent idem dito
  4. De planners zijn vaak onvoldoende gefaciliteerd en worden niet (h)erkend in hun belangrijke opdracht
  5. Goed geregelde personele planning en interne flex wordt nog onvoldoende gezien als een deel van de oplossing van een groter probleem

‘’Wat wordt er dan bedoeld met het grotere probleem’’ ? Vraag je je misschien nu af. Maar kijkend naar wat er speelt op de werkvloer en alle onrust die dat met zich meebrengt met hoge werkdruk, uitstroom en ziekteverzuim als gevolg is een groot actueel probleem. Om dan nog maar over de huidige tekorten te zwijgen. In de huidige realiteit is ‘’Het Rooster’’ 1 van de belangrijkste onderwerpen van gesprek van medewerkers. Logisch, want een rooster bepaalt wat je privé kunt afspreken, met je kind, je oppas, je ouders, je sport etc. Dus onrust in het rooster betekent onrust in het privéleven. Als die onrust zich jaren voortsleept dan zijn ontevredenheid en ziekteverzuim een meer dan logisch gevolg.

Als we nu naar de processen en de invulling hiervan kijken verklaart dit vaak al een heleboel. Want wanneer iemand in het team ook verantwoordelijk is voor het rooster heeft hij of zij een pittige taak erbij. Zeker wanneer de roosteraar onvoldoende is gefaciliteerd, het flexbureau een losse entiteit is en dus niet goed kan anticiperen op de verstoringen en er weinig back-up is in de zin van spelregels en kaders. Wat kan de roosteraar nog beginnen wanneer hij of zij ook nog met collega’s te maken krijgt die hun ‘’verworven rechten’’ met overtuiging en verve verdedigen?

Ondertussen kampen we met een enorm personeelstekort, recruiters worden ingezet om voor zoveel mogelijk nieuwe aanwas te zorgen. Wat overigens een prima ontwikkeling is. Maar vergeten we niet een enorm potentieel onder het bestaande personeel? Stel dat de roosteraar onderdeel is van het team en dagelijks met collega’s 2 uur bezig is met het rondbreien van het rooster, dat is 14 uur per week, dus 728 uur per jaar per afdeling. Stel dat een zorginstelling zo’n 25 afdelingen heeft, dan komt dat uit op zo’n 10 FTE.  En wat gebeurt er wanneer we dit landelijk bekijken? Om hoeveel potentieel gaat het dan?

De conclusie is dus dat ongeveer 10 FTE wat oorspronkelijk volledig inzetbaar was voor de zorg zo in tijd weglekt naar “Het Rooster”’. Ik denk dat iedere recruiter een gat in de lucht springt als hij 10 FTE geworven heeft! Dus waarom ver zoeken terwijl het kapitaal al in huis is?  Waarom organiseren we het niet zo dat deze medewerkers weer kunnen doen waarvoor ze oorspronkelijk zijn aangenomen en dat de planning professioneel belegd wordt bij planners die hun vak verstaan en hiertoe zijn opgeleid? Zo komen er fijne en gezonde roosters voor de medewerkers, is er duidelijkheid voor wat betreft de taken en rollen en doet iedereen waar hij of zij goed in is. Daarnaast wordt er vooruitgekeken, bijgestuurd en gepland binnen de financiële kaders en in overeenstemming met de budgetten. Het flexbureau maakt verbinding met de rest van de organisatie en sluit aan bij de planners als het gaat om verstoringen met professionele flexkrachten.

Dit betekent inderdaad een verandering op de werkvloer, waarbij sommige verworven rechten ter discussie zullen komen te staan en men misschien soms wordt geconfronteerd met de vraag waarom het nu gaat zoals het gaat. Daar is niets mis mee toch?

Met liefdevolle zakelijkheid, duidelijkheid en oprechte aandacht kunnen we SAMEN met de medewerkers oude patronen doorbreken en de nieuwe weer gewoon laten zijn!  Met Kwaliteit, Professionaliteit in Nabijheid als resultaat.

Ik ben benieuwd wat dit zou opleveren voor jouw organisatie? Niet alleen in termen van besparing in tijd en geld maar ook in rust, werkplezier en cliënttevredenheid.  Wil je dat ik eens met je mee denk? Ik kom graag met je in gesprek!